Anfang Mai gab es den ersten großen Produktivitäts-Beitrag zum Thema 0-Inbox. Im heutigen Beitrag soll es um die Vereinfachung der E-Mail-Organisation gehen: die Verwendung eines E-Mail-Hauptaccounts.
Seit ich mein erstes Modem (aus den Staaten eingeflogen) mit Klingeldraht an die heimische Telefonbuchse geklemmt habe, sammle ich E-Mail Adressen. Nicht bewusst, aber es passiert einfach. Hier eine GMX-Adresse, da eine Job-Adresse, hier mal GMail testen und dort die Uniadresse, irgendwann dann endlich eine eigene Homepage mit zwei neuen Mail-Adressen: eine private und eine berufliche… usw.
Selbst wenn ihr nur drei Adressen habt: es lohnt sich diese Adressen an eine einzige Hauptadresse umzuleiten. Das geschieht direkt im Mailserver, man muss es nur in den E-Mail-Einstellungen des Anbieters einrichten.
Warum sollte man das tun? 1. Wenn man einen neuen Computer bekommt, Windows mal wieder neu installiert werden muss, oder auch nur der neueste E-Mail-Client Thunderbird 2… man muss immer alle E-Mail Konten einrichten, die Passwörter, Server und andere Informationen raussuchen, die meist irgendwo verschollen sind.
Ein Hauptaccount bietet den Vorteil, dass der Aufwand zur kompletten Mail-Einrichtung sinkt. Zudem werden alle Mails in einer einzigen Inbox zusammengefasst – dadurch verliert man wichtige Mails und Aufgaben endlich nicht mehr aus den Augen (wenn man sich an das 0-Inbox-Prinzip hält).
Und keine Sorge: auch wenn die Abwicklung des E-Mail-Verkehrs nur über einen Account läuft, kann eine andere Absenderadresse werden um auch weiterhin den Vorteil von unterschiedlichen Adressen zu nutzen, um z.B. beruflichen und privaten E-Mail-Versand zu trennen. In Apples Mail muss dazu umständlicherweise ein weiterer POP3 Account angelegt werden, bei dem zwei Einträge wichtig sind: E-Mail-Adresse, in der die gewünschte Absenderadresse eingetragen wird und SMTP-Server, der mit dem Hauptaccount übereinstimmen sollte, damit der Versand funktioniert. In Thunderbird 2 (für Windows Nutzer sehr zu empfehlen) wird dies über den Punkt Weitere Identitäten in den Konten-Einstellungen sehr komfortabel gelöst.
Welche E-Mail Adresse als Hauptaccount wählen? Hier sollte man mehrere Fakten gegeneinander abwägen. Wie groß ist der verfügbare Speicher? Wie schnell und zuverlässig ist der Anbieter? Lassen sich die Mails via IMAP-Protokoll und über eine Weboberfläche nutzen? Letztendlich sollte es der bestmögliche E-Mail-Dienst sein, der all eure E-Mails bündelt und verwaltet. Bei mir ist es aktuell die Uni-Adresse, da die Server sehr schnell und zuverlässig sind.
Ich freue mich über eure Fragen und Anregungen in den Kommentaren!
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