E-Mail: Überall mit IMAP

IMAP – Gesundheit!

IMAP-Synchronisation

Schon mal gewundert, was das immer für ein IMAP Server sein soll, wenn ihr ein E-Mail Programm einrichtet? POP3 ist das, was die meisten Nutzer kennen und als Servertyp für den Empfang von E-Mails einstellen.

POP3 vs. IMAP
Bei einem POP3-Server werden die E-Mails nach dem Abruf auf den Heim-PC vom Server gelöscht. Alle E-Mails sind dann in der Regel nur noch auf dem eigenen Computer vorhanden.

Ein E-Mail Abruf eines IMAP Servers belässt die E-Mails auf dem Server und kopiert wahlweise nur die Betreffzeilen oder komplette Mail-Kopien auf den eigenen Rechner. Aber nicht nur die Inbox: auch Ordnerstrukturen werden zwischen Server und lokalem PC/Mac synchronisiert. Wird eine E-Mail im E-Mail Programm gelöscht oder in einen Ordner verschoben, wird der Server dies spätestens bei der nächsten Internetverbindung bemerken und übernehmen.

Die Vorteile von IMAP
An jedem Arbeitsplatz oder Notebook hat man vollen Zugriff auf das komplette Mailarchiv. Dazu muss nur das E-Mail Programm mit IMAP eingerichtet werden oder im Falle eines Internet-Cafés ist es in fast allen Fällen möglich, sich via Webmail/Internetbrowser auf dem Server anzumelden und dort alle Mails samt Ordnerstruktur anzuschauen.
Lebensretter IMAP: eure Mails haben immer ein Backup. Sie existieren einmal auf dem PC und natürlich auch auf dem Server.

Mobile Zukunft mit IMAP
Schon mal geärgert, dass Mama und Papa zuhause nur Modemanschluss haben und das Herunterladen von Mails mit Anhängen ewig dauert? Noch unangenehmer: Nutzer von E-Mails über das Mobiltelefon. IMAP kann hier Zeit und Geld sparen, in dem man die Option aktiviert, dass nur die Header – also die Informationen über Absender, Betreff und Größe – abgerufen werden, bis man die E-Mail öffnet. So kann man unterwegs selbst mit langsamer Internetanbindung die Spreu vom Weizen trennen.

Einige Freemail Anbieter wie web.de bieten schon den Zugriff auf den IMAP-Dienst kostenlos an. Bei GMX ist dazu leider ein kostenpflichtiger ProMail oder TopMail Account nötig. Yahoo kämpft mit unbegrenztem Speicherplatz (und vielleicht bald auch Push-Mail ohne iPhone?) gegen Google Konkurrent GMail.

Weitere E-Mail Tips:

Apple Mail IMAP Postfach-Verhalten
Apple Mail: ja, bitte alles auch auf dem IMAP Server speichern. Eine neue Mail zu Hause beginnen und im Büro zu Ende schreiben ist dann kein Problem mehr.

Apple Mail IMAP Erweitert
Damit Mail selbständig synchronisiert, sobald sich etwas geändert hat, muss der Haken noch gesetzt werden. SSL (Secure Sockets Layer) sorgt für verschlüsselte Datenübertragung. Gerade in öffentlichen WLAN Netzen ein Muss.

E-Mail: Adressen bündeln

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Anfang Mai gab es den ersten großen Produktivitäts-Beitrag zum Thema 0-Inbox. Im heutigen Beitrag soll es um die Vereinfachung der E-Mail-Organisation gehen: die Verwendung eines E-Mail-Hauptaccounts.

Seit ich mein erstes Modem (aus den Staaten eingeflogen) mit Klingeldraht an die heimische Telefonbuchse geklemmt habe, sammle ich E-Mail Adressen. Nicht bewusst, aber es passiert einfach. Hier eine GMX-Adresse, da eine Job-Adresse, hier mal GMail testen und dort die Uniadresse, irgendwann dann endlich eine eigene Homepage mit zwei neuen Mail-Adressen: eine private und eine berufliche… usw.

Selbst wenn ihr nur drei Adressen habt: es lohnt sich diese Adressen an eine einzige Hauptadresse umzuleiten. Das geschieht direkt im Mailserver, man muss es nur in den E-Mail-Einstellungen des Anbieters einrichten.

Warum sollte man das tun? „E-Mail: Adressen bündeln“ weiterlesen

E-Mail: 0-Inbox

Passend zum Tag der Arbeit starte ich heute eine Serie von Produktivitäts-Tipps. Es gibt viele Blogs, die sich speziell diesem Thema verschrieben haben, doch man kann sich bei dem Thema schnell verlieren und die Zeit vergessen … ich spreche da aus Erfahrung. Ab jetzt könnt ihr von meinen Erfahrungen und Recherchen profitieren, denn ich werde nur die Creme de la Creme der Tips und Methoden auswählen, die für den Großteil meiner Leser auch wirklich interessant sein dürften.

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Thema heute: Die 0-Inbox

Alltag E-Mail

Als erstes möchte ich eine Umfrage starten: wie viele E-Mails habt ihr jetzt zu diesem Zeitpunkt in eurem E-Mail Posteingang – der Inbox? Vermutlich mehr, als auf einer Seite ohne Scrollen oder Weiterblättern angezeigt werden kann. Kein Wunder, denn Studenten erhalten einen Großteil all ihrer benötigten Informationen per Mail. Seminarunterlagen, Prüfungstermine, Zulassungsbestätigungen für teilnehmerbeschränkte Lehrveranstaltungen und viele mehr. Dazu kommt die Kommunikation mit Freunden, Verwandten (ja, selbst Eltern und manch Großeltern können jetzt E-Mails versenden!) und evtl. noch die Korrespondenz mit Kunden oder Kollegen der Jobs, die das Studium finanzieren.

Das Problem
Neben den vielen unwichtigen Infomails, Newsletter, lustigen Powerpointanhängen (Spam nicht zu vergessen) lauern also auch noch viele wichtige, WICHTIGE und *EXTREM WICHTIGE* Mails, die beantwortet, weitergeleitet oder auch zur Kenntnis genommen werden müssen. Ich erinnere mich noch gut an das ungute Gefühl, dass man irgendwas vergisst, übersieht oder zu lange liegen lässt. Denn spätestens, wenn eine Mail von der sichtbaren Seite verschwunden ist, ist die Gefahr groß, dass man sich ihrer nie mehr oder erst nach einiger Zeit (oder mahnenden Anruf des Chefs) widmet.

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