E-Mail: 0-Inbox

Passend zum Tag der Arbeit starte ich heute eine Serie von Produktivitäts-Tipps. Es gibt viele Blogs, die sich speziell diesem Thema verschrieben haben, doch man kann sich bei dem Thema schnell verlieren und die Zeit vergessen … ich spreche da aus Erfahrung. Ab jetzt könnt ihr von meinen Erfahrungen und Recherchen profitieren, denn ich werde nur die Creme de la Creme der Tips und Methoden auswählen, die für den Großteil meiner Leser auch wirklich interessant sein dürften.

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Thema heute: Die 0-Inbox

Alltag E-Mail

Als erstes möchte ich eine Umfrage starten: wie viele E-Mails habt ihr jetzt zu diesem Zeitpunkt in eurem E-Mail Posteingang – der Inbox? Vermutlich mehr, als auf einer Seite ohne Scrollen oder Weiterblättern angezeigt werden kann. Kein Wunder, denn Studenten erhalten einen Großteil all ihrer benötigten Informationen per Mail. Seminarunterlagen, Prüfungstermine, Zulassungsbestätigungen für teilnehmerbeschränkte Lehrveranstaltungen und viele mehr. Dazu kommt die Kommunikation mit Freunden, Verwandten (ja, selbst Eltern und manch Großeltern können jetzt E-Mails versenden!) und evtl. noch die Korrespondenz mit Kunden oder Kollegen der Jobs, die das Studium finanzieren.

Das Problem
Neben den vielen unwichtigen Infomails, Newsletter, lustigen Powerpointanhängen (Spam nicht zu vergessen) lauern also auch noch viele wichtige, WICHTIGE und *EXTREM WICHTIGE* Mails, die beantwortet, weitergeleitet oder auch zur Kenntnis genommen werden müssen. Ich erinnere mich noch gut an das ungute Gefühl, dass man irgendwas vergisst, übersieht oder zu lange liegen lässt. Denn spätestens, wenn eine Mail von der sichtbaren Seite verschwunden ist, ist die Gefahr groß, dass man sich ihrer nie mehr oder erst nach einiger Zeit (oder mahnenden Anruf des Chefs) widmet.

Einige werden nun sagen: Nein, bei mir fliegt keine wichtige Mail unter meinem Radar. Ich prüfe immer wieder meine Mails und checke, ob ich sie bearbeitet habe. Da wären wir nun bei dem eigentlichen Produktivitäts-Tip angelangt:
Bei jedem Durchgehen der Inbox muss jede E-Mail wieder und wieder kurz gescannt, teilweise auch kurz angelesen werden, um dann zu entscheiden: hm, muss ich die jetzt bearbeiten oder hat sie noch Zeit?

Denn wir haben schließlich Stress und können immer nur die wichtigsten und drängenden Mails bearbeiten, alle anderen machen wir „später“ oder „irgendwann“, jedenfalls nicht zu diesem Zeitpunkt.

Vordergründig schnell und zuverlässig, doch in Wirklichkeit kostet jedes abermalige Durchgehen der Inbox Zeit – selbst wenn sich dort nur 10-20 Mails tummeln (von Verfechtern der „ich heb alles auf“-6871-Mails-Strategie will ich hier gar nicht erst sprechen…) – es summiert sich und auch das leichte ungute Gefühl bleibt.

Die Lösung
Das Konzept der 0-Inbox-Strategie ist so radikal wie einfach : die Inbox sollte immer leer sein. Die Vorstellung scheint im ersten Moment in Anbetracht der aktuell vielleicht über hundert E-Mails unmöglich. Daher habe ich eine Schritt-für-Schritt Anleitung für die zufriedenstellende und erfolgreiche E-Mail-Nutzung erarbeitet. Auf geht’s!

  1. Inbox aufräumen
    Für diesen Part müsst ihr euch etwas Zeit einplanen, aber er ist sehr wichtig und kann nicht übersprungen werden. Denn je nach Umfang eurer Inbox kann das erstmalige Leeren eine Weile dauern.

Wenn die Inbox weniger als 50 E-Mails beinhaltet, bei 1.2 fortfahren. Ansonsten geht’s mit 1.1 weiter.

  1. Inbox-Gruft buddeln
    Mal ehrlich: vermutlich sind alle E-Mails, die älter als 1 Monat sind, eh nicht mehr aktuell. Aber sag niemals nie, deshalb legen wir für alle E-Mails nach den aktuellsten 50 einen besonderen Ordner an: die Inbox-Gruft. Dort kommen all die tausenden alten Nachrichten-Leichen hinein. Warum die Gruft? Nun, wir nehmen den Mut, diese nie mehr anzufassen oder „zu prüfen“. Doch falls sich doch noch eine Untote darunter befindet, können wir sie im Notfall ausbuddeln. Aber NUR DANN. Ansonsten fassen wir diesen Ordner nie wieder an.

    Hinweise: nach spät. zwei Jahren darf der Ordner dann getrost löschen werden.
    Die Anzahl der Nachrichten, die in der Inbox bleiben – hier im Beispiel 50 – kann natürlich variieren, je nach Nachrichtenaufkommen.
  2. Inbox: Tag der (Ent-)scheidung
    Im Nachrichteneingang sollten sich nun nur so viele E-Mails befinden, die vermutlich noch wichtig sein dürften und an denen man sich nicht vorbei traut. Und ab diesem Moment heißt es Stellung beziehen.Wichtigster Grundsatz: Jede E-Mail wir nur einmal angeschaut und entschieden was mit ihr passiert:a) Spam / unwichtig
    Die E-Mail wird sofort und ohne zögern gelöscht.
    Merke: Die Taste Entfernen wird in Zukunft dein bester Freund. Mach dich mit ihr vertraut, spüre, wie sie dich befreit…b) Mail kann in unter 2 Minuten beantwortet werden
    Dann beantworte sie jetzt sofort! Viele Mails verlangen nur eine kurze Antwort, müssen an bestimmte Personen weitergeleitet/delegiert werden oder können in unter 2 Minuten bearbeitet werden. Z.B.: einen Termin in den Terminplaner eintragen, einen Gegenstand in den Rucksack einpacken, den man jemandem mitbringen soll o.ä.
    Warum alle 2-Minuten Aufgaben sofort erledigen? Man vergeudet zu viel Zeit, diese Mail/Aufgabe wahrzunehmen, um später wieder über ihre Erledigung nachzudenken.

    c) Beantwortung / Bearbeitung dauert länger als 2 Minuten (unwichtig)
    Nein – widerstehe! Die Mail von deiner alten Bekannten aus der Praktikumszeit in Brüssel wird jetzt nicht beantwortet. Ja – ihr habt euch lange nicht gehört, aber es dennoch nicht dringend und so landen diese Mails in einem neuen Ordner namens #irgendwann/vielleicht. Also E-Mails, die du beantworten willst, da sie von alten Freunden, Bekannten oder Verwandten sind, aber der Zeitpunkt der Beantwortung nicht wichtig ist. Diesen Ordner sollte man sich vornehmen, wenn man Abends mit einem Glas Wein und Notebook auf dem sonnigen Balkon sitzt.

    d) Beantwortung / Bearbeitung dauert länger als 2 Minuten (wichtig)
    Und es gibt auch die wirklich wichtigen Mails, die auf Bearbeitung drängen: Job, Ehefrau/Freundin, Deadlines. Diese kommen für’s erste in den Ordner #Bearbeiten (die Raute sorgt dafür, dass der Ordner ganz oben im Mailprogramm landet – evtl. auch @ nutzen).

    e) Referenzen
    Dann gibt es noch die Mails, die man gelesen hat, die aber irgendwann noch ein mal wichtig werden könnten, da sie z.B. wichtige Informationen beinhalten. Oder vielleicht braucht man irgendwann für einen Vorgang Nachweise, dass jemand etwas so gesagt hat und nicht wie er behauptet… Natürlich auch alle schönen Mails der Freunde, Fotoanhänge der Verwandten usw… All diese Mails wandern ins Archiv. Im Ordner Archiv sollten nun weitere Unterordner angelegt werden. Ein paar Beispiele: Familie, Arbeit (mit weiteren Projektunterordnern), Freunde, Studium o.ä.

  • #Bearbeiten
    Geschafft! Ist es nicht ein seltsam gutes Gefühl, dass man die Inbox komplett aufgeräumt hat? Das darf man jetzt auch noch einen Augenblick genießen. Aber dann heißt es: #Bearbeiten ! Denn:
    aus den Augen – aus dem Sinn ist nämlich nicht das Prinzip der 0-Inbox. Für das Bearbeiten der Mails aus diesem wichtigen Ordner solltet ihr euch wieder etwas Zeit nehmen. Jeder hat bestimmte Hochphasen am Tag, während denen er besonders produktiv ist – oft am Vormittag. Nutze diese Phasen für die wirkliche kreative Arbeit.

  • Weiter machen!
    Wenn man diese Prozedur einmal hinter sich gebracht hat, bedarf es nur noch etwas Disziplin, damit die Inbox so leer bleibt. Wenn man konsequent alle Schritte von a) – e) befolgt kann jeden Tag mit einem beruhigenden Gefühl beenden, dass nichts verloren gegangen oder vergessen wurde. Nicht nur das – man spart außerdem Zeit und kognitive Ressourcen. Zusammenfassung:
    Der heute alltägliche und wichtige Umgang mit Mails aller Art erfordert immer mehr Zeit und Ressourcen. Die 0-Inbox hilft nicht nur dabei, den Posteingang frei zu halten, sondern schafft auch Freiheit im Kopf. Diese freigewordene Energie kann dann in die wirkliche kreative Arbeit investiert werden.

    Die drei wichtigsten Prinzipien der 0-Inbox:
    1. Jede E-Mail wird nur einmal angeschaut
    2. Es gibt keine
    MMhhhh-keine-Ahnung-überleg-ich-später-Entscheidungen
    3. Die Entfernen-Taste ist dein wichtigster Verbündeter

    Ich freue mich auf eure Anregungen, eigenen Erfahrungen und vielleicht sind sogar ein paar Erfolgserlebnisse in den Kommentaren!

    Weitere E-Mail Tips:

    • Yeah bookmaking this wasn’t a bad decision great post!

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